«Se vuoi un anno di prosperità, fai crescere il grano; se vuoi dieci anni di prosperità, fai crescere gli alberi; se vuoi cento anni di prosperità, fai crescere le persone». Proverbio cinese
Cosa significa delegare? È importante definire cosa significa delegare: v. tr. [dal lat. delegare, comp. di de- e legare «mandare con qualche incarico», der. di lex legis «legge»] (io dèlego, tu dèleghi, ecc.). – 1. Incaricare qualcuno di compiere qualche atto in propria vece: il ministro delegò a rappresentarlo il suo segretario; d. a riscuotere; fu delegato dal direttore a firmare per lui. 2. Affidare ad altri l’esercizio di funzioni o poteri proprî (dal dizionario Treccani).
Ma non tanto la definizione del dizionario a interessarmi, ma quanto quello che significa nella quotidianità di un’azienda, di un posto di lavoro o della nostra organizzazione. Delegare significa anche saper spiegare bene a chi deve svolgere il lavoro come questo deve essere fatto.
Ma allora, perché è così difficile delegare, a qualsiasi livello? La paura di perdere il controllo sicuramente è la prima motivazione, ma non l’unica. Un’altra è la paura di riconoscersi non indispensabili, ma a certi livelli di business delegare è un imperativo per permettere al business stesso di crescere e ingrandirsi.
Buongiorno☕️
with love, Stefania
𝒟𝒶𝒾𝓁𝓎 𝐼𝓃𝓈𝓅𝒾𝓇𝒶𝓉𝒾𝑜𝓃
Things That Inspire Me Everyday.
Spero che abbiate tutti una bella giornata!
𝓁𝑜𝓋𝑒, 𝒙𝒙 𝑺𝒕𝒆𝒇𝒂𝒏𝒊𝒂 p.s. more daily inspiration
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L’importanza del saper delegare: 5 riflessioni
La parola delegare deriva dall’espressione latina “mandare altrove qualcuno con un compito”. Questo suggerisce già una delle caratteristiche fondamentali che ogni leader di successo deve avere, saper scegliere i collaboratori ed essere chiari nelle richieste in modo da poter in sicurezza “allontanarsi” dalla propria sfera di controllo e mettere di conseguenza mettere al centro di un processo un’altra persona e non se stessi.
1. Scegliere le persone
Saper scegliere è una competenza che già di per sé richiede tantissimo in termini di concentrazione, attenzione, esperienza ed empatia. Non tutti i compiti saranno adatti a tutti i membri del tuo team: le persone sono diverse, quindi è bene distribuire i compiti a seconda delle competenze e inclinazioni… con qualche eccezione se è necessario far uscire qualcuno dalla comfort zone.
Ma serve anche essere in grado di capire quale dei tuoi collaboratori è effettivamente pronto, o portato, o motivato ad affrontare una situazione di maggiore indipendenza.
2. Due tipi di delega
Non tutte le modalità di delega sono uguali. Possiamo individuare due macro gruppi: la delega sui compiti e quella sulle decisioni.
Nel primo caso il team leader distribuisce semplicemente “le cose da fare”, costruendo un piano strategico e cronologico a cui i collaboratori devono attenersi.
Nel secondo caso viene delegata invece proprio la responsabilità decisionale e gestionale, in modo parziale o interamente. Quello che qui si cerca è l’orientamento all’obiettivo del collaboratore, ad esempio nell’ottica di farlo crescere per fargli assumere un ruolo di gestione in futuro.
3. Confrontarsi
Chiedete al vostro team di darvi feedback in maniera sincera e chiara: sia nel caso in cui il processo di delega non stia funzionando bene, sia nel caso in cui abbiano proposte di miglioramento o addirittura la volontà di essere più coinvolti in qualche progetto ad alta responsabilità, per poter crescere.
È utile stabilire delle modalità di scambio precise, o dei momenti strutturati in cui avviene la comunicazione, come SAL o riunioni di progress, con l’attenzione a rendere questi momenti efficaci e produttivi grazie a una pianificazione attenta e allo sforzo di limitare entro un tempo ben preciso, non oltre una mezz’ora complessiva, gli interventi.
4. Osservare
La tentazione di mettere le mani in pasta, invece di lasciare che le persone a cui hai delegato il progetto lo portino avanti da sole, potrebbe farti finire a occuparti in prima persona delle attività, magari perché non ti sembra che vengano svolte come avresti fatto tu.
È importante non cadere in questo errore, perché ne verrebbero annullati tutti i benefici della delega! I tuoi collaboratori non acquisiranno competenze e indipendenza, ne usciranno probabilmente frustrati e meno motivati a riprovarci, inoltre tu non avrai risparmiato tempo ed energie e non avrai preparato un team adeguato a supportarti alla prossima occasione.
Occorre imparare ad osservare da fuori e distinguere le effettive difficoltà da quelli che sono solo stili diversi nel risolvere i problemi. Il lavoro di chi delega qui è di attenzione ed empatia, e le energie vanno dedicate soprattutto al controllo dello svolgimento del progetto e non alla effettiva operatività, stabilendo dei checkpoint e delle modalità di controllo ben chiare.
5. Chiedi supporto
È infine importante ricordare che il processo di delega è complesso, e anche al team leader sarà necessario trovare supporto: in tal senso è bene far riferimento a colleghi e superiori già esperti, ma anche a risorse esterne. Esistono infatti non solo training e corsi efficaci, ma anche numerosi software di gestione, in particolare CRM, gestionali e sistemi di project management, che possono davvero fare la differenza nel processo di delega. Nexusat
Insieme alla capacità di delegare, empatia ed intelligenza emotiva sono tra le competenze più richieste al giorno d’oggi: la capacità di cogliere cosa sente l’altro, comprendere da più punti di vista il proprio team e di innescare emozioni positive sono qualità che concorrono al raggiungimento di risultati eccellenti.
Empatia e intelligenza emotiva però non sono solo alcune delle doti che un buon manager deve avere, un’altra fondamentale, sempre a più ampio raggio, è la capacità di saper delegare, condividere le responsabilità, affidare alcuni compiti agli altri. Condividere le responsabilità per raggiungere insieme egli obiettivi prefissati è una dote fondamentale che permette di crescere e farsi apprezzare sull’ambiente di lavoro.
“Insieme” è la parola chiave, un modo di lavorare e di affrontare le sfide proprio dei team eccellenti e che sanno distinguersi: il successo del gruppo è il successo di tutti e questo è quello che un vero leader deve instaurare e condividere con le persone con le quali lavora.
Comprendere quali sono le priorità è fondamentale per organizzare nel modo più ottimale, a tutti i livelli, il lavoro: se la mole di lavoro è elevata è obbligatorio delegare per concentrarsi sulle attività di maggior importanza, che richiedono un’attenzione ed un livello di concentrazione e precisione maggiore.
Delegare efficacemente, quali i vantaggi?
I vantaggi del delegare efficacemente sono almeno cinque, tutti ugualmente importanti e da tenere sempre a mente.
Risparmiare tempo
Risparmiare energie
Risparmiare focus
Aumentare la propria produttività
Dedicarsi ad attività dall’alto valore aggiunto
Delegare è sicuramente tra i compiti più difficili per un imprenditore, ma imparando ad affidare ad un dipendente un compito non solo si ottimizzano i tempi di lavoro, ma si concentrano le energie su quelle che si reputano priorità per il proprio business.
A chi delegare?
Non è possibile delegare tutto e a tutti, ma un buon leader deve essere anche in grado di individuare quali sono e persone giuste nel team per determinati lavori, per esempio in base alle competenze, alle esperienze e all’entusiasmo. Comprendere le qualità delle persone con le quali si lavora è estremamente importante per capire in anticipo chi è in grado di svolgere al meglio un determinato compito.
In questa fase è importante rimanere lucidi ed essere obiettivi, non cercare qualcuno che ci assomigli o a cui si affiderebbe in toto il proprio business, deve essere solo in grado di svolgere quel preciso compito al meglio. Tutto il resto, anche le questioni personali, devono restare separate.
Come farlo?
Per prima cosa si devono scomporre le macroattività in microattività e, successivamente, scegliere quali delegare e quali no.
Spiegare, con parole semplici e chiare, qual è il lavoro e come dovrà essere fatto sembra scontato, ma è di fondamentale importanza.
Come trasmettere le proprie aspettative?
Chiarire gli obiettivi, comunicare a ciascuno i risultati che si vogliono raggiungere, gli standard e i tempi che ci si aspetta e in che modo le attività più piccole si devono collocare nel progetto più ampio.
Mettere a disposizione strumenti e risorse necessarie per svolgere il lavoro e non dimenticarsi la parte finale, fondamentale in ogni lavoro, anche il più piccolo, che è quella di fornire un feedback, anche pratico, mantenendo per tutta la durata del progetto una comunicazione aperta.
Come si devono affrontare gli imprevisti?
Bisogna essere sempre pronti ad affrontare degli imprevisti, degli intoppi e dei possibili ritardi: restare disponibili al confronto, all’ascolto e all’aiuto in caso di dubbi e necessità è sicuramente una strategia vincente, cercando di rimanere, per tutta la durata del progetto, un passo indietro.
Alla fine, rendere noto l’apprezzamento per le cose ben fatte e è sicuramente il miglior approccio per stimolare i propri dipendenti e gratificarli. Per il prossimo incarico saranno appagati e lo svolgeranno con ancora più entusiasmo!
Cosa posso fare io per te?
Come business coaching ed esperta di comunicazione interna delle aziende posso aiutarti concretamente, con esercizi pratici e lo studio di case history a imparare a comunicazione efficacemente con i tuoi dipendenti, diventare un leader credibile e riconosciuto. Essere un leader gusto ti aiuterà a farti apprezzare e comprendere maggiormente e sarà, giorno dopo giorno, sempre più facile lavorare in team e far crescere il tuo business e le persone che lavorano con te.
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